Zeiterfassung ist wohl eines der nervigsten und zeitraubendsten Dinge im Arbeitsalltag. Dabei ist das Thema für die qualifizierte Bewertung von Aufgaben im Grunde unerlässlich. Für uns im Agenturalltag habe ich lange nach einer praktikablen Lösungen gesucht, wie aufwandsbezogene Leistung schnell, effizient und zuverlässig erfasst und dokumentiert werden kann.
Neben der Dokumentation für Auftraggeber, steht für mich vor allem die Frage im Mittelpunkt, welcher zeitliche Aufwand sich in Administration und in der Projektvorbereitung versteckt.
Im Rahmen einer Kickstarter-Kampagne wurde ich auf das stylische Zeiterfassungs-Gadget ZEI° von Timeular aufmerksam und stieg in die Finanzierung ein. Seit April ist der Oktaeder nun auf meinem Schreibtisch und ich habe den ersten Monat mit ihm hinter mir.
Im Oktaeder steckt eine Batterie, die dafür sorgt, dass eine Verbindung via Bluetooth zum Rechner oder iPhone erfolgt. In der mitgelieferten Software/App kann man den 8 Seiten des Oktaeders jeweils ein Projekt zuordnen. Die Zeiterfassung für ein Projekt startet automatisch, sobald man den Oktaeder aus seiner aufrechten Warteposition (siehe Titelbild) nimmt und ihn auf der jeweiligen „Projekt-Fläche“ ablegt. Der Aufwand dafür liegt bei ca. 2 Sekunden. Die Zeiterfassung stoppt, sobald man den Oktaeder wieder in seine aufrechte Position zurückstellt, den Knopf am Gerät oder den Stop-Knopf der Software drückt. Um Übersicht innerhalb eines Projekts zu behalten besteht die Möglichkeit, eine Notiz in der Software einzutragen. Auch das geht sehr effizient, speichert die Software die Notiz auch ohne extra Bestätigung eines Speichern-Buttons.
Die erfassten Zeiten können manuell nachbearbeitet und ergänzt werden. Wenn der Oktaeder einmal nicht in der Nähe ist, kann man die Zeiterfassung via Software/App mit einem Klick starten und stoppen. Am Monatsende steht ein Datenexport zur Verfügung. Wer weiterhin seine bereits im Einsatz befindliche Zeiterfassungssoftware wie z.B. toggl oder die Atlassian-Cloud nutzen möchte, für den besitzt ZEI° eine Integration mit einigen weiteren Diensten.
Fazit: Das Nervige an der Zeiterfassung war für mich stets der Prozess des Startens: Software öffnen/in den Vordergrund holen, Projekt auswählen und die Erfassung starten. Dank der analogen Starthilfe ist diese Hürde komplett entfallen, was die innere Bereitschaft der Erfassung erheblich verbessert hat. Inzwischen „erwürfele“ ich die Zeiterfassung sogar parallel zur Gesprächsannahme am Telefon. Die Software liegt aktuell in der Version 0.23.3 vor. Ich hoffe, dass diese besonders im Bereich der Auswertung und des Exports noch etwas aufgebohrt wird. Aber bis dahin lässt sich schon gut damit arbeiten.
Mehr Infos finden Sie auf der Website von ZEI°…
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